Con questa delibera, ANAC pone una riflessione sulla dibattuta questione della tracciabilità dei controlli amministrativo-contabili in fase di esecuzione contrattuale. Controlli rientranti nelle competenze del DEC ogni qual volta RUP e DEC sono soggetti distinti.
Il RUP o responsabile unico di progetto può anche essere DEC o Direttore dell'Esecuzione del Contratto, salvo le ipotesi disciplinate dal DLvo 36/2023 Codice dei Contratti Pubblici, che sono le seguenti:
- importo superiore alle soglie di rilevanza europea
- interventi complessi dal punto di vista tecnologico
- prestazioni che richiedono competenze plurali e diversificate
- interventi con componenti o processi produttivi innovativi o funzionalità a elevate prestazioni
- per questioni organizzative interne della S.A. che determinano il coinvolgimento di un’unità organizzativa diversa rispetto a quella che ha gestito l’affidamento
- servizi e forniture di particolare importanza
- forniture d'importo superiore a 500.000,00 euro.
Il RUP assicura il completamento dell'intervento pubblico, dall'inizio alla fine, vale a dire: rispetto dei termini, del piano finanziario, del risultato in generale. Il RUP ha ruoli di coordinamento e supervisione di tutte le figure coinvolte, compreso il direttore dei lavori e il collaudatore. Inoltre, nella fase esecutiva, si occupa anche della vigilanza sul rispetto delle norme di sicurezza e salute dei lavoratori.
Il DEC si limita alla sola fase esecutiva del contratto, con funzioni di direzione e controllo tecnico e amministrativo-contabile, nonchè di controllo in contraddittorio con l’appaltatore.
Come sono dimostrabili queste attività?
In forma scritta.
Tra i compiti del DEC vi è proprio quello di attivare un canale con il RUP attraverso rapporti periodici sull’andamento delle attività, proponendo, se del caso, modifiche o varianti contrattuali giustificandole in apposite relazioni, e comunicando eventuali contestazioni tecniche che possono influire sull’esecuzione. Inoltre, il DEC redige verbali relativi a contestazioni in contraddittorio con l’esecutore e vigila affinché l’esecutore dei lavori rispetti le disposizioni e gli ordini di servizio, senza ritardi o sospensioni ingiustificate.
Ancora oggi, rapporti, relazioni e verbali costituiscono prova dell'effettiva della direzione e controllo in fase di esecuzione contrattuale. Infatti Anac richiama le disposizioni contenute nel D.M. n. 49/2018 relative all’obbligo di redazione di verbali, alla verifica quantitativa e qualitativa, e alle comunicazioni al RUP, ricordando che i controlli devono essere documentati e tracciabili, e non possono essere sostituiti da scambi “per le vie brevi”.
Sarà capitato anche a voi, nel ruolo di Amministrativi, di ricordare tale necessità ai Tecnici. Con quali esiti? Conosco di sicuro le risposte: "sono di corsa, c'è troppo da fare, non ho tempo". Però il tempo andrebbe trovato, anche perchè trattasi di tempo di qualità. Non solo per documentare il rapporto tra DEC e RUP, ma anche per consentire la ricostruzione dell'iter ai sensi della Trasparenza. La trasparenza e la misurabilità delle prestazioni sono presidi di legalità e buon andamento.
Infine, nel caso di specie, Anac ha rilevato gravi carenze nell’attività di esecuzione del contratto da parte del RUP e del DEC, in quanto alla scarsità della documentazione dei controlli amministrativo-contabili. Quindi, siate previdenti e lasciate traccia scritta dei vostri controlli.